对基层法院办公室职能作用的调研-利来app

对基层法院办公室职能作用的调研
作者:张志新  发布时间:2017-12-04 09:33:10 字号: | |

随着经济社会和社会信息化建设的不断发展,新的司法环境对各级人民法院工作的方式方法和内容覆盖提出了更高、更深层次的要求,尤其是基层法院,因为处在司法保障的最末端,所以在改革的步伐上,总是滞后于司法环境的要求和上级法院的节奏,基层法院内设机构的职能定位也因旧机制体制的制约,不能很快的随法院工作的新要求而及时调整完善。这一现象在基层法院办公室职能作用的定位和发挥方面表现较为明显,本文通过对基层法院办公室职能作用的调查思考旨在说明基层法院办公室工作中存在的问题和解决途径。

一、基层法院办公室职能作用的定位和工作现状

(一)基层法院对办公室的职能作用定位

法院办公室是法院内设的一个综合办事机构,在职能作用方面应该包括:协助院党组、院领导组织、协调、处理政务性工作;做好审判工作顺利开展的后勤服务;在审判工作中做好沟通上下、协调左右的桥梁作用;做好法院与外界的沟通协调工作。基层法院因为事务繁杂、工作人员相对较少、内设机构不齐备,与上级法院不完全对应,所以办公室职能作用除了最基本的起草综合性文件、报告、组织综合性会议、组织办理各类建议、意见和议案等政务性工作,负责编印本院工作简报、信息、文秘、文印、档案、收发、机要、保密、新闻宣传、车辆和信息网络管理等审判工作后勤服务和内外部沟通协调工作外,因司法环境变化而产生的一些新工作任务、新机构,在没有相对应的部门接纳时,就会被移交到办公室完成,造成部门之间职能交叉、模糊不清,从而使办公室任务越来越繁重,工作压力越来越大。而在大部分干警的意识里,只要不是审判、执行具体工作的杂事都应该归办公室等行政管理部门完成,办公室就是为法院打杂的部门。

(二)基层法院办公室工作现状及存在的问题

1、办公室工作繁杂缺少职业认同感

办公室工作不像业务庭室那样具有极强的规律性,工作也不能通过定量和预定目标来衡量绩效,一切工作任务均因上级法院、各级党委的要求、与外单位的沟通协调、院党组的各项决策、各审判业务部门的工作需要而形成,具有随机性和可变性,加之办公室联通内外、上传下达、供给保障的工作性质要求其工作必须有极强的时效性,所以办公室工作经常处于一种突发性、快节奏和多头绪状态,但因没有明确的绩效衡量指标,造成办公室工作繁杂却得不到院内业务部门和大部分干警的职业肯定,导致办公室工作人员很难树立职业荣誉感。

2、办公室人员配备不足,工作超负荷运转

基层法院人员配备普遍不足,为使审判、执行工作高速运转,法院尽量将现有的人员向一线审判、执行队伍调配,办公室、政治处等行政管理部门人员配备长期不足,办公室工作人员往往一人兼数职,如一个文秘人员既要做好各类文件的收发、领导交办的各类材料的起草、各类事务的上传下达、各类会议的组织宣传,还要配合其他岗位人员做好公务接待、车辆管理、网络管理及其他日常性事务等多项管理及服务。另外,业务庭室因工作需要增加人手时也向办公室借调,导致办公室工作人员长期处于超负荷状态。

3、缺乏有效奖罚机制,容易使办公室人员心理失衡

因办公室工作头绪多、可变性较大,所以不像业务庭室那样在各阶段都有明确的绩效参评数据,当然也不会在奖惩方面有参考数据,所以对其他部门的干警来说,办公室只要能保障审判、执行工作正常开展就行,做多做少、做好做差没什么差别,而在办公室内部虽说大部分是一个萝卜一个坑,但大多数情况下,工作都推给了能力较强、工作效率较高的人,即使一人兼数职也不会有奖金,不像业务庭那样多办案件就多一点奖金甚至收获荣誉,导致办公室内外都认为办公室人员多干少干都是一个样,久而久之就会使办公室能干事、多干事、实干事的人心里失衡,影响办公室工作质效。

二、对充分发挥基层法院职能作用的几点思考

(一)修正对基层法院职能作用的错误认识

对一项工作的最高评价应该是发自内心的认可和尊重。虽然法院工作的质效最主要体现在审判、执行工作各方面,但办公室作为法院的大管家,在各类决策、要求的传达、贯彻执行和各部门工作财力、物力、人力保障方面都起着桥梁枢纽作用,各部门工作效率的高低一定程度上取决于办公室工作节奏的快慢和保障力度的大小,所以办公室在职能作用上有自己办文、组织会议、车辆管理、装备管理等政务独立的一面,也有配合各业务庭审判、执行工作进行后勤保障、政务协调等综合管理服务的一面。所以办公室对法院其他部门来说不仅仅是一个后勤保障部门,也是一个代表党组对各部门工作进行协调、衔接并提出要求的综合管理部门,更是一个代表党组贯彻执行法院各项政策、制度的行政事务部门,其他部门有必要对办公室这一职能作用定位进行全面准确地认识,从思想意识上真正认识到办公室工作的重要性、复杂性和专业性。

(二)做好各专业人才的分类配备

由于大部分人对法院办公室工作认知不准确,觉得办公室工作只是一些具体的上传下达、资源调度、内外协调工作,其工作人员不像业务庭工作者需要较高水平的专业知识,只要具有一般水平的行政管理知识即可,这种观点太浮于表面。办公室工作人员因工作岗位不同需要不同的专业技能,从事文秘、宣传工作的人员必须有较强的文学知识和深厚的文字功底,从事财务、装备管理的人员必须有过硬的理财技能,负责公务接待的人员必须有全面的公关礼仪知识,司机必须有纯熟的驾驶技能、扎实的道路安全知识和良好的驾驶习惯,所有人员都必须有较强岗位技能知识、良好的语言表达能力,当然必须有最基本的法律知识,因为办公室除了要优质高效的服务法院内部各部门,还要及时准确的对当事人及外部各单位进行相关问题解答、疏导和指引,与上级法院进行政务交接、事务沟通交流。所以办公室工作不是随便一个有法律专业知识的人就能胜任,应该做好各类专业人才的分类配备,才能使各岗位工作人员各司其职,发挥职业能动性,使办公室工作保持优质高效的良性循环。

(三)提高岗位人员准入标准

办公室工作因其在法院各项工作中的桥梁枢纽作用,要求工作人员要时刻处于待命状态,有事即知即办,因为只有办公室上传下达、办文办会、人财物保障等工作及时准确,才能保障法院其他部门工作及时、有序运行,所以办公室工作人员在处理紧急通知、会议、接待、后勤保障等问题时,必须有较强的应变、协调能力;在办理多头绪、时效性强、程序复杂的各类事务汇报、工作检查、装备保障、基础建设等工作时必须有较强的抗压能力和组织协调能力,要梳理好单位之间、领导之间、各部门之间、同志之间的各类关系,在承受各界指责、非议、抱怨的同时,把矛盾协调解决好,顺利推动工作快速开展。要始终视工作的准确性和及时性为第一要求,要有吃苦耐劳、不计得失的职业奉献精神和较强的保密意识,要有齐心协力、艰苦奋斗的团队精神,才能确保办公室工作健康有序开展。要有能够恰当沟通的语言表达能力和文明的行为举止,因为每一个人对外代表的都是法院的形象。所以不是随便一个有相关专业知识或法律专业知识较强的人就能胜任办公室工作,办公室人员不仅要有扎实专业知识和岗位技能,还必须综合素质过硬,尤其是思想政治觉悟要高。提高办公室人员的准入标准,才能保障办公室工作高标准完成。

(四)强化工作人员的日常培训

法院司法环境不断变化,作为内外部通联窗口的办公室,要应对的各项事务也越来越复杂,需要给各业务庭提供的保障项目也越来越繁杂,这就需要从事装备保障、财务管理工作的人员随时掌握新项目的操作流程,做好资源的合理配备。时代发展对信息技术的深层次应用,使法院也步入全面信息化建设的轨道,法院办公设备不断更新,各种办公、办案工具的操作技术也越来越复杂,成为了法院工作人员的新课题。作为办文、办会、搞好上通下达工作首要关口的办公室,其工作人员掌握新信息、新工具的广度和深度,将影响法院整体工作的节奏和进度,所以对办公室各岗位人才进行日常培训非常必要,办公室工作人员应不断强化学习意识,做好新旧知识的交替互补,重视新知识在工作中的及时应用,不断提升办公室工作质效,从而促使法院整体工作不断提质增效。

(五)完善办公室工作制度

办公室事务虽说多头绪、牵连面广,但在具体工作上可以进行归口管理,要使办公室工作有序、高效运行,一是要制定办公室内部岗位工作制度,制定切实可行的工作细则和实施办法,包括各岗位日常工作职责、工作流程和工作中发现问题的反馈及修正机制等,努力达到办文、办会、服务保障的严谨、规范、高效。二是要全面推行岗位目标管理责任制,明确各岗位工作人员的责任和压力,建立与目标管理责任制相适应的个人业绩登记制度,对个人工作质效、思想政治素养、廉政勤政等日常表现量化考核,并登记备案,作为考评依据;并依据岗位目标责任全面落实工作质量和效率服务承诺制,坚持落实工作过失追究责任制,做到奖惩分明,激发各岗位工作人员主观能动性。三是要完善内部监督机制。对制度的坚守不能仅仅依靠工作人员的自律意识,还必须有相应的监督制约机制,通过外部监督可以预防和免除工作人员一味追求工作质效而采取不当措施、程序瑕疵等现象,可以督促工作人员不断进取,避免工作质效原地踏步的局面出现。四是要建立各部门与办公室的联动机制。建立完善各部门配合办公室办文、办会、办事的联动机制,完善办公室为各部门提供人、财、物保障的工作流程和操作程序,并强化各部门遵守办公室后前保障制度的意识。五是加强各部门之间的监督。办公室作为法院的大管家需要在各项司法资源的使用上做到物尽其用,所以完善办公室在人、财、物等方面对其他部门的监督调研机制不可缺少。同时也要完善其他各部门对办公室日常工作的监督机制则,以促使办公室工作更加规范、高效。

 

来源:莫旗人民法院
责任编辑:张志新
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